Marina Mihalić
Nacionalna i sveučilišna knjižnica, Zagreb
E-mail: mmihalic@nsk.hr
UDK/UDC 027.5
Strucni rad/Professional paper
Primljeno/Received: 5.10.2000.
Sažetak
Na 16. opcoj konferenciji UNESCO-a 1970. nacionalne su knjižnice
definirane kao depozitariji svih važnijih publikacija objavljenih u
nekoj zemlji, sa zadacom izdavanja nacionalnih bibliografija, stvaranja
i izrade kataloga, izgradnje znacajne zbirke strane li terature, te u
funkciji nacionalnoga bibliografskog središta. U osamdesetim, te su
funkcije bile ozbiljno ugrožene zbog pojave informacijskih tehnologija
i mreža knjižnica. Medutim, u devedesetim, iznenaduje trend izgradnje
novih zgrada nacionalnih knjižnica u Europi kao rezultat probudenog
zanimanja javnosti za njih. Nacionalne knjižnice uvijek su bile
nositeljice kulturne kohezije pojedine nacije, a njihova se simbolicka
važnost ogledala u zadaci čuvanja pisane baštine. U novom tisucljecu
pred nacionalnim su knjižnicama izazovi globalizacije, od njih se
ocekuje znacajna pokretacka snaga unutar knjižnicnoga sustava odredene
zemlje, ili sposobnost koordinacije unutar mreže knjižnica u
nacionalnim ili medunardonim sustavima. Djelujuci u medunarodnim
strucnim udrugama, CDNL-u i CENL-u, nacionalne knjižnice nastoje
uskladenim djelovanjem riješiti, medu ostalim, i pitanje normi za
pokazatelje njihove uspješnosti.
Ključne riječi: pokazatelji uspješnosti, nacionalne knjižnice, CDNL - Conference of Directors of National Libraries (Konferencija ravnatelja nacionalnih knjižnjca), CENL - Conference of European National Librarians (Konferencija ravnatelja europskih nacionalnih knjižnica)
Summary
At the 16th General UNESCO Conference, 1970, national libraries were
defined as a place to deposit ali significant publications published in
a countrv, with a task to publish national biographies, creating and
building catalogues, building a significant collection of foreign
literature, and with a function of a national bibliographic centre. The
occurrence of information technologies and networks of libraries have
seriouslv endangered these func- tions in the eighties. In the
nineties, however, the trend of building new buildings for national
libraries in Europe as a result of the awoken interest of the public
for them is surprising. National libraries have always been the
carriers of the cultural cohesion of a nation, and their symbolic
importance was in the task of conservation of the written heri- tage.
In the new millennium national libraries are to face the challenges of
globalisation, and they are expected to show a significant strength
within the library system of a country, or the ability to co-ordinate
within the libraries network in national or intemational sys-tems.
Taking part in the intemational expert association CDNL and CENL in
Europe, national libraries are trying to find a solution for, among
others, the question of standards for performance indicators through
co-ordinated activities.
Keywords: performance indicators, national libraries, CDNL - Conference of Direc- tors of National Libraries, CENL - Conference of European National Librarians
Prema podacima iz svjetskog pregleda knjižnica, danas u svijetu postoji 161 nacionalna knjižnica, od toga ih u Europi ima 41. (1) 0 njihovu osnutku i ulozi u svijetu kroz povijest ne nailazimo na iste primjere. Nacionalne knjižnice "Starog kontinenta" isticu se najcešce svojim dostojanstvenim starim gradevinama i bogatstvom svojih zbirki.
Prva nacionalna knjižnica osnovana je 1795. u Francuskoj deklaracijom prema kojoj je bivša kraljevska knjižnica (iz ranog 15. stoljeca) postala opce vlasništvo. Slicno, kao posljedica društveno-povijesnih promjena, nastajale su i druge nacionalne knjižnice u Europi, osobito nakon raspada Austro-Ugarske Monarhije. No ima i onih koje i danas u svom nazivu nose pridjev "kraljevska". Osobita je i situacija u Italiji koja ima dvije "središnje" knjižnice (Biblioteca nazionale di Firenze i Biblioteca nazionale di Roma) ili pak nekadašnjih šest nacionalnih knjižnica federativnih republika u bivšoj SFRJ! U Ujedinjenom Kraljevstvu postoje nacionalne knjižnice Walesa i Škotske, a u Stockholmu se nalazi i Kurdska nacionalna knjižnica.
Panizzijeva ideja "sveobuhvatnosti" nacionalne zbirke te "najbolje zbirke lit erature na stranim jezicima" dugo je bila cilj prema kojemu su težile sve nacionalne knjižnice. Postavljanje suvremenih ciljeva i zadaca nacionalnih knjižnica potaknuto je na simpoziju o europskim nacionalnim knjižnicama, održanom 1958. u Becu. (2) Frank C. Francis, glavni ravnatelj Britanskog muzeja, definirao je tom prigodom temeljnu funkciju svih nacionalnih knjižnica:".. .prikupljanje i cuvanje za buducnost pisane grade jedne zemlje," uz konstataciju da su ostale djelatnosti tek izvedene iz nje. (3) Kao jedan od zakljucaka beckog simpozija bilo je i pitanje nacionalnoga bibliografskog nadzora:".. .Odgovornost je svake nacionalne knjižnice da prikuplja i cuva cjelokupnu nacionalnu pisanu gradu... te da treba biti odgovorna za suradnju na prikupljanju strane literature koju knjižnica treba.
Nacionalna knjižnica treba u svojoj zemlji promovirati upotrebu pravila za kompilaciju kataloga. Nacionalna knjižnica odgovorna je za bibliografske usluge u svojoj zemlji, ... te izradu nacionalnih bibliografija, tekucih i retrospektivnih"(4)
U trendu rasta medunarodne važnosti nacionalnih knjižnica, koji je uocljiv od pedesetih godina, istice se izlaganje Kennetha Humphreysa iz Velike Britanije na Glavnom odboru IFLA-e 1964. u Rimu, u kojem je definirao petnaest funkcija nacionalnih knjižnica. (5)
Tri godine poslije, u dokumentu poznatom kao "Parryjev izvještaj", definirano je šest temeljnih funkcija: 1. izgradnja znacajne i središnje zbirke nacionalne pisane grade, 2. izgradnja najznacajnije zbirke knjiga u skladu sa zakonom o obveznom primjerku ili zakonom o autorskim pravima, 3. izgradnja najznacajnije zbirke literature na stranim jezicima, 4. izdavanje nacionalne bibliografije, 5. funkcija nacionalnog bibliografskog središta i 6. izdavanje kataloga. (6)
No aktivnija medunarodna suradnja nacionalnih knjižnica nije zabilježena sve do sedamdesetih, kada je u Kanadi 1974. održan sastanak ravnatelja nacionalnih knjižnica, koji je prethodio sastanku IFLA-e u Washingtonu.( 7) Na tom su sastanku ravnatelji nacionalnih knjižnica raspravljali o ulozi i odgovornosti nacionalnih knjižnica u sustavu nacionalnih i medunarodnih zbivanja, te zakljucili da ce se organizirati i djelovati unutar Konferencije ravnatelja nacionalnih knjižnica (Con-ference of Directors of National Libraries - CDNL). Istaknuta je važnost strateške potpore nacionalnih knjižnicarskih društava nacionalnim knjižnicama u primjeni odredenih preporuka, kao i jacanju njihove profesionalne uloge i odgovornosti.
Razmatrane su teme o medunarodnoj ulozi nacionalnih knjižnica i njihovim bilateralnim odnosima,( 8) o nacionalnim bibliografijama, medunarodnoj posudbi i razmjeni, obveznom primjerku, standardizaciji informacijskih sustava, metodama zaštite knjižnicne grade, permanentnom obrazovanju, projektiranju zgrada i upravljanju, problemima zakonodavstva u smislu poticanja onih zakona koji se ticu nacionalnih knjižnica.
Na pocecima svoga djelovanja nacionalne su se knjižnice bavile uglavnom pitanjima nacionalnih bibliografija i zaštite, dok se informacijska djelatnost, iako definirana kao poželjna djelatnost, tada nije nametnula kao zanimljiva. Nacionalna knjižnica Kanade izradila je studiju o ulozi nacionalnih knjižnica u nacionalnim i medunarodnim informacijskim sustavima (The role ofnational libraries in na- tional and international information systems: apolicy statement), koja je razmatrana u Lausanni 1976. na Konferenciji ravnatelja nacionalnih knjižnica. U tom je dokumentu istaknuta središnja uloga nacionalnih knjižnica u organizaciji bibliografske djelatnosti, usluga posudbe, informacijskih i referalnih usluga, u organizaciji središnje zbirke, pripreme, izrade i poštivanja normi i medunarodnom zastupanju.
Od pocetaka svog organiziranoga djelovanja CDNL i IFLA uskladeno su suradivali. Nacionalne knjižnice nositelji su pet od sedam središnjih programa IFLA- e: CLM (Copyright and Other Legal Matters) - Britanska knjižnica, PAC (Preser- vation and Conservation) - Francuska nacionalna knjižnica, UAP (Universal Avail- ability of Publications) - Britanska knjižnica, UBCIM (Universal Bibliographic Control and International MARC) -Njemacka knjižnica, UDT (Universal Dataflow and Telecommunication) - Kanadska nacionalna knjižnica.
Konferencija ravnatelja europskih nacionalnih knjižnica (Conference of Eu- ropean National Librarians - CENL) djeluje na unapredenju i jacanju uloge nacionalnih knjižnica, s posebnim naglaskom na njihovoj odgovornosti za ocuvanje kulturne baštine te osiguranju pristupa znanju. Od 1. sijecnja 1997. CENL ima svoj mrežni servis Gabriel koji unapreduje primjenu informacijske tehnologije u nacionalnim knjižnicama te pomaže u standardizaciji komunikacijskih sucelja unutar europske mreže. (9)
U okviru programa IST (Information Society Technologies), Europskoj je komisiji podnesen projekt razvoja Paneuropske knjižnice s multijezicnim pristupom, ciji je cilj rješavanje poslovnih problema izmedu knjižnica i komercijalnih dobavljaca, zatim znacajno povecanje broja digitalno dostupnih sadržaja, omogucavanje pristupa sadržajima vecem broju gradana, a ne samo akademskoj zajednici, te pomoc u pretraživanju razlicitih i distribuiranih zbirki. Od tekucih projekata CENL-a valja spomenuti projekt MACS, kojim ce se omoguciti višejezicni pristup postojecim predmetnicama u katalogu. BIBLINK je još jedan projekt nacionalnih knjižnica koji je završio, a cilj mu je bio povezati izdavace s nacionalnim bibliografskim središtima. (10)
Projekt NEDLIB (Networked Deposit Library) pruža alate (model, smjernice, razvoj i testiranje te demonstraciju) za izgradnju sustava digitalnog obvezatnoga primjerka, a u fazi je sredivanja i analize rezultata. Projekt ima i diskusijsku listu, a sjedište mu je u Haagu. (11)
Najnoviji je tekuci projekt nacionalnih knjižnica Renardus, ciji je cilj definiranje jedinstvenog sucelja za pretraživanje postojecih vfata-izlaza (gatewaya) u europskim akademskim knjižnicama. (12)
Bibliotheca Universalis jedan je od prvih projekata digitalizacije kulturne baštine, a potaknut je s ciljem da omoguci medunarodnoj javnosti dostupnost djelima svjetske kulturne i znanstvene baštine uz pomoc multimedijske tehnologije. Primjenom postojecih programa digitalizacije stvara se velika distribuirana virtualna zbirka znanja uz medunarodnu suradnju i razmjenu znanja. Projekt je iniciralo sedam nacionalnih knjižnica: Francuska nacionalna knjižnica i Ministarstvo kulture i komunikacija - Francuska, Nacionalna knjižnica - Japan, Kongresna knjižnica - SAD, Kanadska nacionalna knjižnica - Kanada, Discoteca di stato - Italija, Njemacka knjižnica, Britanska knjižnica, a projektu su se poslije pridružile belgijska Kraljevska knjižnica, ceška Nacionalna knjižnica, nizozemska Kraljevska knjižnica, nacionalne knjižnice Portugala, Španjolske i Švicarske te dva promatraca: UNESCO i Europska komisija (DG XIII E-4). Projekt bi trebao poslužiti kao praktican okvir za medunarodnu suradnju, interoperabilnost, te stimulirati upravljanje.
Od ostalih inicijativa CENL-a, istice se rad na normi za pokazatelje uspješnosti nacionalnih knjižnica, zatim Izjava o obveznom primjerku elektronickih publikacija, kao pokušaj definiranja zajednickih polazišta Saveza europskih izdavaca (Federa- tion of European Publishers - FEP) i CENL-a te pitanje normi u europskom umrežavanju (Z39.50, URN - Universal Resource Name.)
Od 1990. Vijece Europe ima veliku ulogu u razvoju normizacije u Europi, a jedan je od glavnih poticaja bila i Rezolucija o uskladivanju tehnickih normi, koja je donijeta 1995. European Committee for Standardization - CEN europska je organizacija za normizaciju ciji je clan od 1995. i Državni zavod za normizaciju i mjeriteljstvo Republike Hrvatske, koji je od 1993. i clan Medunarodne organizacije za standardizaciju (International Organization for Standardization - ISO). (13)
Normizacija se provodi u nizu tehnickih odbora (ISO/TC) na medunarodnom i nacionalnom planu. Tako pri hrvatskom Državnom zavodu djeluje i T046 za podrucje informacijskih znanosti i knjižnicarstva. Od normi za podrucje knjižnicarstva i dokumentalistike vrlo je znacajna medunarodna norma ISO 2789 za medunarodnu knjižnicnu statistiku, koja se oslanja na Pariške preporuke iz 1974., a donijeta je 1991. (14)
U Danskoj je 1996. osnovana grupa za knjižnicnu statistiku koja je za svoje potrebe nastojala definirati odredene podatke, npr. koncept vlasništva nad pristupom elektronickim dokumentima u smislu definiranja vlastite elektronicke zbirke. Na normu za statistiku oslanja se norma ISO 11620:1998 (E) o pokazateljima uspješnosti knjižnica. I nju je priredio Tehnicki odbor ISO/TC 46, Informacije i dokumentacija, pododbor SC 8, Statistika i procjena uspješnosti. (15) Svrha je ove norme podržati primjenu pokazatelja uspješnosti u knjižnicama, te proširiti znanja o provodenju mjerenja.
Pokazatelji djelotvornosti mogu se koristiti u procjeni knjižnica prema njihovu poslanstvu, ciljevima i djelatnosti. Norma ISO 11620:1998 navodi kratak opis svakoga pojedinog pokazatelja, nacin prikupljanja te analize. Važno je spomenuti da se svi navedeni pokazatelji ne mogu primijeniti u svim vrstama knjižnica, te je ovdje izložena preporucna lista pokazatelja. Predloženo je šesnaest aktivnosti, odnosno vrsta usluga koje možemo mjeriti, a za njih su predvidena 32 pokazatelja. Podaci o zadovoljstvu korisnika mogu se prikupiti anketnim upitnikom za koji se predlaže obuhvat potrebnih podataka i skala vrijednosti od 1 do 5. Tom se normom mogu mjeriti ove usluge ili aktivnosti: percepcija korisnika, usluge za javnost, osiguranje dostupnosti dokumenata, traženje dokumenata, posudba, meduknjižnicna posudba iz inozemstva, obavijesti i referalne usluge, pretraživanje informacija, edukacija korisnika, prostor, tehnicke usluge, nabava dokumenata, obrada dokumenata, katalogizacija. Neke aktivnosti za koje nisu postojali dobro dokumentirani pokazatelji nisu dobro definirane. U tu skupinu pokazatelja spadaju informacijske usluge, edukacija korisnika te elektronicke usluge. Za promotivnu djelatnost i ljudske resurse nisu navedeni pokazatelji.
Kakvoca je knjižnicnih usluga u širem kontekstu upravljanja kakvocom i osiguranja kakvoce razmatrana u okviru norme ISO 9004-2000 Quality manage- ment systems - Guidelines for performance improvements.
Da bi se prikupljala knjižnicna statistika, potrebno je uskladiti i sustavno prikupljati standardizirane podatke u svim vrstama knjižnica. U prikupljanju standardizirane knjižnicne statistike glavni su pokretaci aktivnosti IFLA i UNESCO. Na konferenciji u Budimpešti 1964. prihvacene su njihove preporuke o nužnosti standardizirane terminologije za podrucje knjižnicarstva i dokumentalistike, te moguce suradnje pododbora ISO za knjižnicnu statistiku i IFLA-e pri izradi osnova za normu.
Statisticke podatke o knjižnicama objavljuje UNESCO kao tabelarne prikaze u svom godišnjaku UNESCO Statistical Yearbook, a nacin prikupljanja nacionalnih i pojedinacnih podataka povjerenje nacionalnim statistickim uredima, pa tako na njihovu prikupljanju u Republici Hrvatskoj radi Državni zavod za statistiku.
Na konferenciji UNESCO-a u Parizu 1970. prihvacena je preporuka da se oni odnose na jednogodišnje razdoblje, te da se prikupljaju svake trece godine. U upitniku su definirane vrste knjižnica i odreden je nacin prikupljanja brojcanih podataka. Od 1987. UNESCO ne prikuplja podatke o specijalnim knjižnicama jer je odziv knjižnica na njih bio veoma slab, a i oni prikupljeni nisu bili potpuni. UNESCO-vu uredu za statistiku smanjena je financijska potpora, te je i to jedan od razloga za njegovo ukljucivanje u projekte Europske komisije i projekt LibEcon2000. (16) To je projekt koji financira Europska komisija DG 13 unutar programa Telematics Applications, a ukljucuje 29 zemalja, potpisnica (17) sporazuma EFTA-e (European Free Trade Agreement) te C&EE (Central & Eastern Europe). LibEcon 2000 ukljucuje UNESCO, IFLA-u, te EBLIDA-u (European Bureau of Library, Information and Documentation Associations). (18)
Prema Bartonu, statisticki podaci koje knjižnice najcešce prikupljaju mogu se podijeliti u pet skupina: 1. oni koji mjere aktivnosti knjižnice i radnu opterecenost (podaci o obradi grade, cirklukaciji fonda, informacijskim zahtjevima, prinovama i sl.), 2. oni koji mjere knjižnicni fond, odnosno opisuju velicinu i rast knjižnicne zbirke (koju vrstu grade knjižnica posjeduje, velicina zbirki, omjeri pojedinih posebnih vrsta grade i sl.), 3. oni koji pokazuju korištenost knjižnice (npr. broj upisanih korisnika, broj posjetilaca, broj korisnika u citaonicama i sl.), 4. oni koji bilježe financijske podatke (prihodi, rashodi, osobni dohoci, izdaci za nabavu grade, tekuci izdaci i sl.) i 5. oni koji pokazuju i poticu kvalitativnu analizu temeljem istraživanja o korisnicima (istraživanje zadovoljstva korisnika knjižnicom). (19)
Dok knjižnicna statistika bilježi brojcane podatke, vrednovanje njezine djelotvornosti temelji se na analizi i komparaciji dobivenih podataka s obzirom na postavljene ciljeve. Tako se može izracunati kolanje grade s obzirom na broj studenata, ili kolanje s obzirom na odredena podrucja koja se dalje mogu usporedivati s opsegom nabavljene grade za pojedino podrucje. Djelotvornost poslovanja knjižnice utvrdujemo usporedbom prikupljenih podataka za odredeno, najcešce, godišnje razdoblje prema godišnjim planovima ili pak za duža razdoblja prema strateškim ciljevima. No takve procjene temeljene iskljucivo na statistici, ne daju potpunu sliku djelotvornosti poslovanja knjižnice. Kvalitativne ocjene (podaci) koji se obicno prikupljaju od korisnika upozoravaju da se mišljenje korisnika o djelotvornosti knjižnice ne temelji na ukupnom broju nabavljenih jedinica niti na ukupnom broju posudenih jedinica, vec da korisnici kao važan pokazatelj uspješnosti navode dostupnost izvora informacija, uspješnost pretraživanja kataloga, raspoloživost traženih dokumenata, vrijeme proteklo od narudžbe do posudbe grade.
Vrednovanje djelotvornosti knjižnica trebalo bi se mjeriti brojcanim podacima koji bi prema nekom dogovorenom standardu i iskazanim referentnim vrijednostima mogli indicirati, pokazati uspješnost knjižnice. (20) Osnovni je nedostatak dobivene statistike u tome što se njihovom interpretacijom u manjoj mjeri može udovoljiti potreba za pokazateljima djelotvornosti. Naime, statisticki podaci, koji su uglavnom brojcane jedinice, ne donose informacije o uspješnosti poslovanja i o izravnom utjecaju usluga knjižnice na okolinu.
Ipak, neki autori smatraju da se statisticki podaci mogu uzimati i za vrednovanje uspješnosti knjižnica ako su tocni, valjani i pouzdani.
U Smjernicama UNESCO-a koje je pripremio F. W. Lancaster 1978., izmedu ostalih kriterija za ocjenu komercijalne informacijske službe, navodi se vrijeme cekanja korisnika na informaciju i kvaliteta koja se mjeri potpunošcu, relevantnošcu, preciznošcu, novošcu i tocnošcu informacija. (21)
Pokazatelji djelotvornosti spadaju u okvire strateškog rukovodenja (upravlja nja), a služe kao pomoc pri odlucivanju. Njima se mogu uspostaviti relativne i usporedive ocjene poslovanja. Pokazatelji pomažu u procjeni nacina rada knjižnice, u pracenju njezina razvoja, usporedivanju rada s drugim knjižnicama, utvrdivanju ucinkovitosti i djelotvornosti. Najcešci pokazatelji djelotvornosti napravljeni su za sveucilišne knjižnice, a nacionalne se ne spominju posebno. Na pocetku dvadesetog stoljeca, u Americi je bila raširena pojava vrednovanja pojedinog sveucilišta prema pokazateljima o velicini zbirke sveucilišne knjižnice, a ne prema kvaliteti njezinih fondova. (22)
U svom radu o procjeni djelotvornosti nacionalnih knjižnica, Maurice Line razmatra pet glavnih funkcija, te predlaže moguce kriterije. Najznacajniji pokazatelji djelotvornosti prema ovom autoru jesu: nacionalna zbirka, bibliografski nadzor nad nacionalnom tiskanom produkcijom, bibliografski pristup stranim publikaci jama, cuvanje za buducu dostupnost, te dostupnost dokumenata. (23) Kao važan pokazatelj djelotvornosti u smislu nacionalne zbirke navodi se sveobuhvatnost zbirke, pravodobnost (nabave, katalogizacije, usluga - pretraživanja, posudbe ili meduknjižnicne posudbe). Medu pokazateljima djelotvornosti koji se odnose na bibliografski pristup navode se sveobuhvatnost dostupnih zapisa, pristupnice, lakoca i brzina pristupa, te pravodobnost.
Prema Kast-Rosenzweigu, organizacija je otvoren sociotehnicki sustav koji se sastoji od pet podsustava: ciljeva i vrijednosti, tehnickog podsustava, psihosocijalnog, strukturalnog i upravljackog.( 24)
Dugorocni pristup sagledavanja djelotvornosti prema vanjskoj okolini u teoriji organizacije temelji se na strateškoj kulturi, sposobnosti uprave, logistickoj sposobnosti i kapacitetu, tehnološkoj pouzdanosti, te financijskim resursima. Da bi se odredeni statisticki podatak mogao koristiti kao pokazatelj, sustav koji se vrednuje treba sagledavati kao cjelinu koja se sastoji od odredenih cjelina.
Medu pokazateljima djelotvornosti razlikujemo nekoliko hijerarhijskih razina. Uspješnost knjižnice na makrorazini mjeri se pokazateljima tržišne prodornosti i financijskim pokazateljima. Slijede hijerarhijski pokazatelji koji mjere pojedine knjižnicne usluge (pokazatelji ucinkovitosti, uspješnosti usluga i financijske ucinkovitosti). Na najnižoj su razini pokazatelji koji mjere pojedinacne radnje ili vrstu posla (katalogizacija, meduknjižnicna posudba i sl.).
Proces planiranja ukljucuje analizu unutrašnje i vanjske okoline, u kojoj se koriste strateške analize, faktor kriticnog uspjeha, SWOT-analiza (SWOT= strenghts, weaknesses, opportunities, threats) ili se izraduje profil organizacijske uspješnosti.(25) Utjecaj vanjske okoline povezan je s unutarnjom strukturom upravljanja. Burns i Stalker (1961.) ustanovili su da unutarnju organizaciju, u slucaju stabilne vanjske strukture, opcenito karakteriziraju pravila, procedure i jasna hijerarhija autoriteta, koja se pojavljuje kao tipicna birokratska struktura. U takvim uvjetima organizacija se može usredotociti na operativne probleme, svakodnevnu djelotvor nost, dugorocno planiranje ili predvidanje. Takvu organizaciju autori su nazvali mehanistickom.
Nasuprot tome, u dinamicnoj okolini, uprava mora neprekidno analizirati vanjsku okolinu i, zbog brzih promjena, neprekidno ažurirati planove, odlucivanje se pomice u hijerarhiji prema dolje gdje se nalaze potrebne informacije za odlucivanje. U takvim organizacijama komunikacija treba biti otvorena, te je takva organizacija klasificirana kao organicka.
Analizirajuci odnos organizacijske okoline i interne strukture, Lawrence i Lorsch su 1969. ustanovili daje formalna struktura odjela to jaca stoje veca sigurnost u pojedinom odjelu. Ustanovili su da svaki odjel može imati svoju tehnologiju, svoje ciljeve, strukturu i meduljudsku usmjerenost. Kao prilog toj hipotezi navode primjer odjela bibliografskog nadzora, koji ima rijetke odnose s vanjskom okolinom, a djeluje u stabilnom okolišu, obicno ima mehanisticki pristup u strukturi, s vrlo malo donošenja odluka, puno procedura i standarda kojih se pojedinci trebaju pridržavati. (26)
Nasuprot su tome odjeli koji rade s korisnicima, gdje kadrovi trebaju biti kreativniji u traženju informacija, donoseci stalno odluke, ne nalazeci se pod izrav nim nadzorom.
Osnovni je cilj da uspješnost knjižnica mjere oni koji je koriste, no uspješnost knjižnica u odnosu prema pokazateljima uspješnosti mogu biti i unutrašnja revizija organizacije prema dogovorenim kriterijima.
Pokazatelji mogu biti kvantitativni, izravni pokazatelji ucinkovitosti, najcešce su izraženi brojcano, dok kvalitativni ne mjere izravno rezultate, vec dugorocne, numericki neiskazive podatke. Do stanovite se mjere ne možemo oslanjati potpuno na pokazatelje buduci da na odredene pokazatelje djeluju razliciti faktori. Na primjer, pokazatelj može pokazivati izrazito nisko zadovoljstvo dostupnošcu grade u knjižnici. Razlog tome može biti nedovoljno znanje korisnika o uslugama knjižnice, te može sugerirati akcije ciljane na podizanje razine informiranosti o uslugama knjižnice, nadalje može upucivati na cinjenicu da knjižnica nema dobru nabavnu politiku, ili da postoji potreba da se skrati vrijeme posudbe grade.
Koliko je neka organizacija uspješna, ovisi o ispunjavanju ciljeva organizacije u odnosu prema korisnicima tih usluga, odnosno djelatnosti.
Kod nacionalnih knjižnica pokazatelji uspješnosti ne mogu biti samo kvantitativni pokazatelji, vec nacionalne knjižnice, buduci da imaju neke svoje jedinstvene ciljeve i poslanstvo, trebaju kroz njihovo provodenje odrediti svoje mjesto na medunarodnoj razini.
Pokazatelji uspješnosti svoju bi primarnu važnost trebali pokazati u samodijagnozi, koja bi mogla ukljuciti usporedbe jednogodišnjih rezultata s onima iz prethodnog razdoblja u istoj knjižnici ili pomoci, prije svega, u razložnoj i korisnoj usporedbi izmedu razlicitih knjižnica.
Današnji trend razvoja i globalizacije potice nas da u jedinstvenosti i kvaliteti onoga cime se bavimo, potvrdujemo svoju djelotvornost, dakle, moramo biti sigurni da ono što radimo radimo dobro, te da to možemo i dokazati.